Nếu ai hỏi tôi: Setup một bàn tiệc như thế nào?
Tôi sẽ hỏi ngược lại hơn chục câu hỏi: bàn tiệc thể loại nào? Tiệc ngồi bàn (dài/tròn), tiệc buffet (ăn no breakfast/lunch/dinner hay ăn chơi canape/teabreak) hay tiệc đứng serve arround trên khay bưng? Bước vào lĩnh vực catering, có nhiều thể loại tiệc lắm: tuỳ theo tính chất sự kiện, số lượng, đối tượng khách mời, không gian, thời gian, kịch bản, ngân sách…. mà sẽ có kế hoạch F&B tối ưu nhất cho sự kiện đó.
Bài viết này, tôi chỉ xin chia sẻ một nội dung nhỏ thôii: sơ lược cách setup một bàn tiệc buffet thể loại canape/ teabreak cho khoảng 20 – 2000 người nhé. Tôi hay ví von: Setup một bàn tiệc cũng tương tự như xây một căn nhà.
1. Đầu tiên là nắm bắt đủ thông tin yêu cầu rồi lên ý tưởng
Phải có đủ thông tin thì mới có giải pháp tối ưu nhất được. Phần này sẽ đòi hỏi nhiều ở kinh nghiệm thực chiến và sự sáng tạo của người làm dịch vụ catering. Giống như kiến trúc sư vậy, ta quan sát và vẽ ra một cuốn phim trong đầu vài phương án, phân tích ưu khuyết từng cái một. Rồi cuối cùng, ta chọn số lượng, vị trí, chiều dài bàn tiệc, chọn style tông màu trang trí, phân bố cục, thiết kế trải nghiệm khách hàng, hướng di chuyển của nhân viên phục vụ và khu hậu cần.
Đặc biệt đối tượng độ tuổi phân khúc của khách mời sẽ quyết định ý tưởng của bàn tiệc. Họ vào cùng lúc như đến với tiệc khai trương, hay họ vào lai rai từng nhóm khỏ như tiệc test drive lái thử xe mới? Mỗi đối tượng sẽ có những yêu cầu về trải nghiệm khác nhau.
2. Tiếp theo là phần thô:
Phần thô nghĩa là dựng bàn tiệc, đi rem phủ, bố trí kệ tầng lớn để phân chia khu vực, tạo bố cục tổng thể, phân chia vị trí đứng phục vụ và khoảng không để khách hàng di chuyển. Bàn tiệc thường nằm ở vị trí gần lối vào, hoặc bên hông, cách xa sân khấu chính. Để khách dùng đồ ăn không làm xao nhãng chương trình.
Dành cho dứoi 50 khách thì bàn tiệc có chiều dài khoảng 4-5m, rộng 0.6 – 0.8m, cao 0.75m là cân đối, phục vụ cùng lúc được cho 8-10 khách. Tuỳ theo số lượng thức ăn mà bố trí khu vực. Tuy nhiên thông thường, khu vực nước sẽ chiếm 1/3 tổng diện tích bàn tiệc. Ví dụ bàn tiệc dài 4.5m thì 3m sẽ phần đồ ăn – bánh ngọt – bánh mặn – trái cây, 1.5m còn lại sẽ dành cho khu vực đồ uống.
Khu vực đồ uống nên đặt ở hướng có không gian thoáng để nhân viên và khách có thể tương tác hỗ trợ hoặc giới thiệu. Đặc biệt, khách đến sau có chỗ để đợi 3-5 giây nếu cần mà không bị cảm giác ùn ứ. Tương tự nếu có 3 dãy bàn tiệc thì sẽ có 1 bàn trong đó để làm khu vực nước.
Với những sự kiện lớn thì bước phần thô có thể làm trước 1 buổi hoặc 1 ngày.
3. Thứ ba là trang trí và bày trí thực phẩm:
Tiệc lưu động thì có vô vàn style trang trí tuỳ theo yêu cầu của sự kiện. Với những dụng cụ như bình hoa, đồ trang trí, những dụng cụ dùng tiệc như: dĩa lớn bày trí món ăn, ly, muỗng nĩa, bình nứơc, đồ gắp, ống hút, xiên, nĩa…. sẽ định hình phong cách bàn tiệc là mạnh mẽ hay cổ điển, là sang trọng hay vintage.
Đồ ăn được bày trí theo hai kiểu: một là để từng loại riêng biệt theo bảng tên món. Cách này nhanh, dễ, đơn giản. Khách cứ đi theo chiều dài của bàn để chọn và lấy món. Kiểu thứ hai là xen kẽ, phối các món ăn màu sắc cao thấp khác nhau trên cùng một dĩa/kệ lớn. Cách làm nào cũng có cái hay cái đẹp. Milkbar thì thường làm theo kiểu số 2, để cho bàn tiệc nhìn đa dạng. Khách đứng ở vị trí nào trên dãy bàn buffet cũng có thể thấy tất cả các món.
Đặc biệt, tiệc finger food và teabreak có một điểm quan trọng là tất cả các món ăn được chia nhỏ thành từng phần vừa ăn, với đồ chứa nhỏ cho khẩu phần một người. Ví dụ: buffet thông thường, sẽ có một nồi lớn chứa cơm chiên. Thì finger food sẽ chia cơm vào từng vật chứa nhỏ một cách sáng tạo (ly/ chén/ muỗng…) và trang trí đẹp mắt từng phần một. Khi khách lấy phần ăn của mình, sẽ không ảnh hưởng đến những phần ăn còn lại.
4. Cuối cùng là hoàn thiện tiểu tiết
Lúc này bàn tiệc gần như đã hoàn thiện. Ta chỉ kiểm tra, thêm vào bỏ bớt hay điều chỉnh những điểm nhỏ để tìm kiếm sự hoàn hảo hài hoà nhất.
Đôi khi nhìn bàn tiệc, cứ tưởng đặt để ngẫu nhiên. Nhưng thực tế từng mm trên cái bàn đều được tính toán và tận dụng. Khăn giấy, ly, dĩa, cây gắp, nĩa, xiên, chén…. đều có vị trí của nó, tuân theo trải nghiệm và thói quen người dùng. Ví dụ: khi lấy nước xong, thường sẽ lấy luôn khăn giấy. Khi lấy dĩa ăn, đi hết chiều dài của bàn tiệc, khách mới lấy muỗng/nĩa/xiên cần. Vậy nên dĩa nĩa xiên phải được đặt ở hai đầu bàn tiệc để đến từ chiều nào cũng tiện lợi.
Sự thực là: Dù bàn tiệc đơn giản hay cầu kì, đông người hay ít khách đều cần trải qua đầy đủ 4 bước trên. Bữa nào gấp vội, bỏ bớt bất kì bước nào là y như rằng về xem hình lại sẽ thấy bứt rứt bực bội không yên vì sẽ có một vài điểm không như ý.
Tôi thích cảm giác lúc ngâm cứu đặt để từng món đồ lên bàn tiệc. Thích cảm giác khi soi tới từng chi tiết để lau một vết nước sốt loang trên thành dĩa. Thích cảm giác ngắm nghía bàn tiệc khi thành hình và sẵn sàng đón khách. Càng làm càng thấy áp lực rằng phải học hỏi, đổi mới liên tục thì mới khiến khách hàng mê mình dài lâu được. Đối với lĩnh vực catering cho sự kiện thì mấu chốt thành công là nhất định phải toàn tâm toàn ý. 